DPSS - Developing People Serving Supply Chain

Практика

Формирование партнерства

автор Рей Картер, Мария Зайцева

 

Преимущества от здоровых эффективных взаимоотношений с поставщиком очевидны. Так исследование IACCM подтверждает, что существует зависимость между качеством сотрудничества и качеством оказываемых услуг или поставляемого товара. Эта неценовая выгода и особенности партнерского взаимодействия чаще всего не зафиксированы в контракте и не формализованы сторонами, поэтому сложно измеряемы. Но к удивлению, если подсчитать стоимостное выражение доброго сотрудничества все же удается, то ценность его может значительно превышать выгоду, получаемую от простых уступок поставщика в части цены. В некоторых случаях сравнение показывает превышение в 4-5 раз!

Выступая в качестве поставщика консалтинговых и образовательных услуг в сфере закупок для различных организаций коммерческого и государственного сектора в ряде стран, мы можем подтвердить, что для развития сотрудничества необходима высокая степень доверия между двумя сторонами. Нет никаких сомнений в том, что недостаток доверия сильно затруднит совместное управление контрактом и в причинах его отсутствия необходимо разобраться. Доверие может улучшиться за счет более открытых и прозрачных коммуникаций, регулярных личных или виртуальных встреч с ключевыми заинтересованными сторонами.

Кроме того, должна быть высокая степень прозрачности между вовлеченными сторонами. Прозрачность можно улучшить, используя регулярные встречи, мероприятия в рабочих группах, и определив ясные эффективные каналы коммуникации и связи между сторонами на разных уровнях. Важно, чтобы обе стороны признавали получение коммерческой выгоды от контракта, или другими словами, был взаимовыгодный результат.

Обе стороны должны иметь возможность взаимодействовать открыто и откровенно. Плохая коммуникация часто является причиной многих проблем в сотрудничестве. Мы всегда рекомендуем критически рассматривать текущий сложившийся процесс коммуникации, взаимодействия, обмена информацией, включая средства, частоту, участников. Также возможно потребуется проработать и усилить коммуникативные навыки ключевых участников и организаторов коммуникаций – контрактных управляющих, специалистов по закупкам, операционных менеджеров различных уровней.  И отдельного обсуждения заслуживает использование современных коммуникационных технологий, таких как Skype, Zoom, платформы для вебинаров, социальные сети: отличаются ли переговоры, проводимые по Skype от «живых» переговоров за круглым столом, когда есть «химия» и атмосфера? Наверное, да, отличаются и требуют несколько иной подготовки и навыков.

Хорошим инструментом для налаживания взаимодействия и установления каналов коммуникаций между сторонами можно назвать проведение семинаров с участием ключевых сотрудников. В добавление, здоровое взаимодействие способствует минимизации рисков, например, в случае затруднений при исполнении контрактных обязательств одной из сторон. Это может быть связано с эксплуатационными, финансовыми и другими затруднениями, что может повлечь пересмотр коммерческих и операционных условий контракта. 

Обе стороны должны рассматривать риски как часть затрат на ведение бизнеса и в полной мере использовать инструменты их классификации по типу, воздействию и вероятности. Это позволит определить взаимоприемлемую стратегию управления рисками.

Здоровое сотрудничество, основанное на взаимном уважении, признании компетентности, навыков, способностей и профессионализма бизнес-партнеров может оказать существенное положительное влияние на качество исполнения контрактных обязательств и монетизацию. Часто отсутствие ожидаемого уважения обусловлено результатами поставки продукта и выражается эмоциональной неформализованной обратной связью. Обе стороны должны фокусироваться на положительном опыте сотрудничества, но в то же время предоставить конструктивную обратную связь и предложения для содействия улучшениям, которые приведут к повышению качества и, следовательно, взаимному уважению.

Между обеими сторонами должен быть свободный поток необходимой, достаточной и актуальной информации. Отсутствие таковой негативно повлияет на предоставление услуг, затраты по контракту, качество сотрудничества и имеет решающее значение в получении ожидаемых совместных результатов. Мы обычно рекомендуем обеим сторонам проверять качество передаваемой информации с точки зрения ее формата, актуальности, своевременности, частоты и точности. Простой анализ поможет определить какая информация кому, почему и когда нужна, и поддержит возможность принятия гибких эффективных коммерческих решений. Немаловажным фактором является корпоративная культура взаимодействующих организаций и соблюдение ими собственных внутренних требований и регламентов. Так совместные учебные программы, перекрестные публикации и выездные мероприятия помогут в понимании и преодолении возможных барьеров в сотрудничестве.   

Отношения между сторонами часто имеют решающее значение с точки зрения качества и эффективности поставки продукта, соответственно, необходимы адекватные ресурсы для управления. Для этого контрактный управляющий должен иметь возможность взаимодействия с заинтересованным сторонам, четкую и надежную систему ключевых показателей качества и сервисных соглашений.  Компетентность тех, кто управляет сотрудничеством, должна быть высокой, соответствующие уровни полномочий могут значительно повысить способность быть гибкими и работать совместно, принимать эффективные, разумные и взвешенные коммерческие решения для обеспечения результатов.