DPSS - Developing People Serving Supply Chain
Практика
Что мы делаем?
Хороших курсов много. Мало проверенных источников и настоящих экспертов.
Подводя итоги прошедшего десятилетия и анализируя ожидания, Supply Management (CIPS) выделяет несколько ключевых тенденций закупок:
-
Технологии и цифровизация обеспечивают эффективность бизнес-процессов - это требует аккуратного отношения к сбору, хранению, анализу данных и управлению им;
-
Обеспечение прозрачности бизнес-процессов в ответ на ожидание конечных потребителей, внутренних клиентов, внешних контрагентов. Выбор брендов и компаний с устойчивым и ответственным развитием – это тенденция, которую нельзя списывать со счетов;
-
Функция Закупок должна отстаивать свое право работать на стратегическом уровне, несмотря на угрозу глобального экономического спада и вместе с тем, возможного поворота в сторону жестких сокращений затрат.
Контрактные условия
Какие же контрактные условия представляют собой наиболее часто и детально обсуждаемые сторонами? Рей Картер приводит классификацию, основанную на исследовании Международного Центра Компетенций Контрактного и Коммерческого Управления (IACCM), в котором ежегодно принимают участие более 2 тысяч различных организаций: ограничение ответственности; компенсация и возмещение убытков; защита интеллектуальной собственности; цена, стоимость контракта, пересмотр цены; завершение контракта; гарантии и страхование; доставка и приемка; условия оплаты.
Переговорный процесс
Исследования Бизнес Школы Копенгагена показывают, что в ходе коммерческих переговоров, являющихся неотъемлемой частью контрактного управления, поставщик достигает не более 39% возможных целей, результатов и ценностей, а закупщик только 19%. При этом, обе стороны затрачивают усилия и время, "перетягивая" обсуждаемые ценности друг у друга или, в лучшем случае, создавая общие. Таким образом, оставшаяся часть возможной монетизируемой выгоды контрактных отношений от переговоров остаётся не только не полученной, но и не выявленной.
Процедуры и политики
В условиях ограниченных ресурсов и сильного влияния процедурных аспектов достижения глубокой прозрачности 100% категории затрат предприятия достичь не просто и неэффективно с точки зрения расходования ресурсов. Статистика говорит о том, что данный проект может продлиться до года и потребовать вовлечения до 100 специалистов. Поэтому может использоваться альтернативный подход, когда подобная инициатива применяется только к нескольким стратегически важным для компании категориям в сочетании с прогнозированием "узких мест" в цепочке поставок. Используя универсальную методику оценки поставщиков по 10 параметрам Рея Картера, критерий производственной мощности поставщика, возможность ее увеличения и наличия "плана Б" в случае остановки по тем или иным причинам, можно учесть этот возможный сценарий.
Устойчивое Развитие
На сегодняшний день разработан целый ряд подходов к мониторингу показателей и формированию отчетности в области Устойчивого Развития. Так управление контрактными обязательствами включает функцию Устойчивого развития на разных этапах закупочного цикла:
-
от выявления потребности организации путем создания спецификации на товар или услугу;
-
через стадию отбора поставщиков;
-
к проведению тендерного процесса;
-
далее к работе с показателями качества исполнения контрактных обязательств выбранного контрагента.
Выбор источника поставок
Формирование нового типа отношений с заинтересованными сторонами, который характеризуются максимальной прозрачностью бизнес-процессов на протяжении всей цепочки поставок, начинается с описания собственно обновленных потребностей компании. Это может касаться как закупаемого материала для производства конечного продукта, так и требований к сервису, обслуживающего это производство, или компетенций компании, ранее переданных на исполнение третьей стороне - аутсорсинг.
Почему контрактное управление важно?
Согласно регулярно проводимым исследованиям IACCM, Международного Института Коммерческого и Контрактного Управления, в подавляющем большинстве опрашиваемых организаций управление сотрудничеством посредством прикладного процесса управления исполнением контрактных обязательств отсутствует совершенно либо слабо представлен. Вместе с тем, процесс контрактного управления по природе своей глубоко интегрирован, если и не формализован, в операционный процесс и, следовательно, имеет существенное влияние на прибыль организации. Так эксперты утверждают, что эффективный процесс контрактного управления может повысить прибыль компании, в зависимости от отрасли, на величину эквивалентную 9% годового оборота компании. Таким образом, первым шагом в анализе того, насколько хорошо управляемы договорные взаимоотношения в компании, как исполняется администрирование, какое влияние оказывает данный процесс на показатели компании в целом, является выявление симптомов плохой контрактной практики. В последствие, имея представление о выявленных симптомах, можно переходить к анализу причин и выработке мер по исправлению с последующим мониторингом ситуации.
Итак, какие симптомы можно отнести к подтверждающим наличие проблем в контрактной системе организации:
-
Объем работ по контракту и их описание не отражают реальных требований или формализованы таким образом, что требуются единичные или масштабные изменения;
-
Превышение стоимости и времени контракта ввиду точечного или систематического изменения объема работ, что вызвано некорректным описанием требований до начала сотрудничества;
-
Инструкции, требования, стандарты, процедуры не зафиксированы в контракте между сторонами в письменном виде. Это приводит к спорам, разногласиям, затратам ресурсов.
-
Возникновение конфликтов между заинтересованными сторонами по поводу объема и стоимости контракта как результат непрозрачности ожиданий и требований.
-
Несоблюдение взаимодействующими сторонами собственных внутренних процедур, политик, регламентов, обязательств, требований.
-
Ключевые показатели качества исполнения контракта не определены, не формализованы, и, соответственно, не используются в процессе управления сотрудничеством посредством контрактных обязательств.
-
Аспектам эффективности управления охраной труда, техникой безопасности и охраной окружающей среды не уделено должного внимания, что имеет негативный эффект выражающийся в возникновении юридических рисков, изменения стоимости контракта и времени исполнения.
-
Значительное нарушение контрактных обязательств исполняющей стороной, ввиду слабой их формализации.
-
Отклонение и непринятие во внимание обоснованных претензий взаимодействующих сторон друг к другу.
К наиболее распространенным причинам возникновения приведенных выше симптомов можно отнести плохо организованный закупочный и операционный процессы, слабое вовлечение и неэффективное взаимодействие с внутренними клиентами и внешними контрагентами, доминирующее положение восприятия цены вместо общей стоимости, не подходящая данному типу работ и продуктов формализация – тип спецификации, контракта.
Симптомы, сигнализирующие наличие проблем в контрактной системе
Автор: Рей Картер MA, MCMI, Cert Ed. UK Licensed Paralegal Creator of the 10 (c) model and CIPS Purchasing Managers Index (PMI) Panel Member
Формирование партнерства
Преимущества от здоровых эффективных взаимоотношений с поставщиком очевидны. Так исследование IACCM подтверждает, что существует зависимость между качеством сотрудничества и качеством оказываемых услуг или поставляемого товара. Эта неценовая выгода и особенности партнерского взаимодействия чаще всего не зафиксированы в контракте и не формализованы сторонами, поэтому сложно измеряемы. Но к удивлению, если подсчитать стоимостное выражение доброго сотрудничества все же удается, то ценность его может значительно превышать выгоду, получаемую от простых уступок поставщика в части цены. В некоторых случаях сравнение показывает превышение в 4-5 раз! Подробнее ...
Форс-мажор в условиях COVID19
Многие организации оказались в форс-мажорных обстоятельствах из-за вспышки Covid19, что было вызвано разрывами в цепочке поставок, ситуацией внутри организации, карантинными мерами. Последствия коронавируса настолько широки, что предприятия не смотря на все усилия выполнить обязательства по контрактам, не смогли этого сделать, и это вызвало массу споров и претензий о возмещении ущерба. Так группа ведущих британских судей и ученых опасается «потока судебных процессов» после пандемии коронавируса. Подробнее ...
Зарубежная контрактная практика: антипримеры
IACCM поясняет, что неверно формализованные потребности предприятий, ошибки в техническом задании, перегруженная деталями спецификация, не отражающий реальных условий сотрудничества контракт – все это является источниками претензий, споров и разрушенных отношений. В этих ошибках действительно беспокоит то, что они могут быть верхушкой большого айсберга. Если о подобных случаях из государственного сектора сообщают в средствах массовой информации, можно только догадываться, сколько их скрыто в коммерческом секторе. Трагедия заключается в том, что при применении некоторых простых и базовых профессиональных практик мы резко снижаем вероятность этих дорогостоящих ошибок. Подробнее ...
Человек-оркестр или Контрактный управляющий
IACCM разработал интерактивный учебный курс, предназначенный как для некоммерческих, так и коммерческих практиков. В некоторых организациях те, кто занимается контрактным и коммерческим управлением, не являются профессионалами, а задача управления контрактами дополняет их техническую или операционную роль. Эта программа в первую очередь предназначена для тех, кто занимается управлением продуктами, доставкой, обработкой заказов, финансами, управлением взаимоотношениями, продажами и другими связанными отделами внутри организации. Ассоциация считает, что эта целевая аудитория нуждается в том, чтобы иметь возможность поддерживать контракт и коммерческий процесс управления Подробнее ...
Практика применения форс-мажора как контрактного условия
Есть много заблуждений относительно форс-мажорных (и фрустрационных) терминов. Они не предназначены для того, чтобы стороны могли просто «уйти» и отказаться от своих договорных обязательств (как полагают многие).
Доктор Рэй Картер - лицензированный юрисконсульт Великобритании и автор книги «Практическое управление контрактами» объяснил в ходе вебинара, организованного DPSS Ltd 10/06/20, ограничения форс-мажора и фрустрации, которые повысят осведомленность о важности проверки условий контракта перед тем, как предпринимать действия или оспаривать их. Подробнее ...
