DPSS - Developing People Serving Supply Chain

Практика

Что мы делаем?

 

Хороших курсов много. Мало проверенных источников и настоящих экспертов.

 

Подводя итоги прошедшего десятилетия и анализируя ожидания, Supply Management (CIPS) выделяет несколько ключевых тенденций закупок:

 

  1. Технологии и цифровизация обеспечивают эффективность бизнес-процессов - это требует аккуратного отношения к сбору, хранению, анализу данных и управлению им;

  2. Обеспечение прозрачности бизнес-процессов в ответ на ожидание конечных потребителей, внутренних клиентов, внешних контрагентов. Выбор брендов и компаний с устойчивым и ответственным развитием – это тенденция, которую нельзя списывать со счетов;

  3. Функция Закупок должна отстаивать свое право работать на стратегическом уровне, несмотря на угрозу глобального экономического спада и вместе с тем, возможного поворота в сторону жестких сокращений затрат.

Контрактные условия

 

Какие же контрактные условия представляют собой наиболее часто и детально обсуждаемые сторонами? Рей Картер приводит классификацию, основанную на исследовании Международного Центра Компетенций Контрактного и Коммерческого Управления (IACCM), в котором ежегодно принимают участие более 2 тысяч различных организаций: ограничение ответственности; компенсация и возмещение убытков; защита интеллектуальной собственности; цена, стоимость контракта, пересмотр цены; завершение контракта; гарантии и страхование; доставка и приемка; условия оплаты.

Переговорный процесс

 

Исследования Бизнес Школы Копенгагена показывают, что в ходе коммерческих переговоров, являющихся неотъемлемой частью контрактного управления, поставщик достигает не более 39% возможных целей, результатов и ценностей, а закупщик только 19%. При этом, обе стороны затрачивают усилия и время, "перетягивая" обсуждаемые ценности друг у друга или, в лучшем случае, создавая общие. Таким образом, оставшаяся часть возможной монетизируемой выгоды контрактных отношений от переговоров остаётся не только не полученной, но и не выявленной.

Процедуры и политики

В условиях ограниченных ресурсов и сильного влияния процедурных аспектов достижения глубокой прозрачности 100% категории затрат предприятия достичь не просто и неэффективно с точки зрения расходования ресурсов. Статистика говорит о том, что данный проект может продлиться до года и потребовать вовлечения до 100 специалистов. Поэтому может использоваться альтернативный подход, когда подобная инициатива применяется только к нескольким стратегически важным для компании категориям в сочетании с прогнозированием "узких мест" в цепочке поставок. Используя универсальную методику оценки поставщиков по 10 параметрам Рея Картера, критерий производственной мощности поставщика, возможность ее увеличения и наличия "плана Б" в случае остановки по тем или иным причинам, можно учесть этот возможный сценарий.

Устойчивое Развитие

 

На сегодняшний день разработан целый ряд подходов к мониторингу показателей и формированию отчетности в области Устойчивого Развития. Так управление контрактными обязательствами включает функцию Устойчивого развития на разных этапах закупочного цикла:

  1. от выявления потребности организации путем создания спецификации на товар или услугу;

  2. через стадию отбора поставщиков;

  3. к проведению тендерного процесса;

  4. далее к работе с показателями качества исполнения контрактных обязательств выбранного контрагента.

Выбор источника поставок

 

Формирование нового типа отношений с заинтересованными сторонами, который характеризуются максимальной прозрачностью бизнес-процессов на протяжении всей цепочки поставок, начинается с описания собственно обновленных потребностей компании. Это может касаться как закупаемого материала для производства конечного продукта, так и требований к сервису, обслуживающего это производство, или компетенций компании, ранее переданных на исполнение третьей стороне - аутсорсинг.

Почему контрактное управление важно?

 

 

 

 

 

Согласно регулярно проводимым исследованиям IACCM, Международного Института Коммерческого и Контрактного Управления, в подавляющем большинстве опрашиваемых организаций управление сотрудничеством посредством прикладного процесса управления исполнением контрактных обязательств отсутствует совершенно либо слабо представлен. Вместе с тем, процесс контрактного управления по природе своей глубоко интегрирован, если и не формализован,  в операционный процесс и, следовательно, имеет существенное влияние на прибыль организации. Так эксперты утверждают, что эффективный процесс контрактного управления может повысить прибыль компании, в зависимости от отрасли, на величину эквивалентную 9% годового оборота компании. Таким образом, первым шагом в анализе того, насколько хорошо управляемы договорные взаимоотношения в компании, как исполняется администрирование, какое влияние оказывает данный процесс на показатели компании в целом, является выявление симптомов плохой контрактной практики. В последствие, имея представление о выявленных симптомах, можно переходить к анализу причин и выработке мер по исправлению с последующим мониторингом ситуации.

 

Итак, какие симптомы можно отнести к подтверждающим наличие проблем в контрактной системе организации:

  1. Объем работ по контракту и их описание не отражают реальных требований или формализованы таким образом, что требуются единичные или масштабные изменения;

  2. Превышение стоимости и времени контракта ввиду точечного или систематического изменения объема работ, что вызвано некорректным описанием требований до начала сотрудничества;

  3. Инструкции, требования, стандарты, процедуры не зафиксированы в контракте между сторонами  в письменном виде. Это приводит к спорам, разногласиям, затратам ресурсов.

  4. Возникновение конфликтов между заинтересованными сторонами по поводу объема и стоимости контракта как результат непрозрачности ожиданий и требований.

  5. Несоблюдение взаимодействующими сторонами собственных внутренних процедур, политик, регламентов, обязательств, требований.

  6. Ключевые показатели качества исполнения контракта не определены, не формализованы, и, соответственно, не используются в процессе управления сотрудничеством посредством контрактных обязательств.

  7. Аспектам эффективности управления охраной труда, техникой безопасности и охраной окружающей среды не уделено должного внимания, что имеет негативный эффект выражающийся в возникновении юридических рисков, изменения стоимости контракта и времени исполнения.

  8. Значительное нарушение контрактных обязательств исполняющей стороной, ввиду слабой их формализации.

  9. Отклонение и непринятие во внимание обоснованных претензий взаимодействующих сторон друг к другу.

К наиболее распространенным причинам возникновения приведенных выше симптомов можно отнести плохо организованный закупочный и операционный процессы, слабое вовлечение и неэффективное взаимодействие с внутренними клиентами и внешними контрагентами, доминирующее положение восприятия цены вместо общей стоимости, не подходящая данному типу работ и продуктов формализация – тип спецификации, контракта.

Симптомы, сигнализирующие наличие проблем в контрактной системе

 

Автор: Рей Картер MA, MCMI, Cert Ed. UK Licensed Paralegal Creator of the 10 (c) model and CIPS Purchasing Managers Index (PMI) Panel Member

Формирование партнерства

 

Преимущества от здоровых эффективных взаимоотношений с поставщиком очевидны. Так исследование IACCM подтверждает, что существует зависимость между качеством сотрудничества и качеством оказываемых услуг или поставляемого товара. Эта неценовая выгода и особенности партнерского взаимодействия чаще всего не зафиксированы в контракте и не формализованы сторонами, поэтому сложно измеряемы. Но к удивлению, если подсчитать стоимостное выражение доброго сотрудничества все же удается, то ценность его может значительно превышать выгоду, получаемую от простых уступок поставщика в части цены. В некоторых случаях сравнение показывает превышение в 4-5 раз! Подробнее ...

Форс-мажор в условиях COVID19

 

Многие организации оказались в форс-мажорных обстоятельствах из-за вспышки Covid19, что было вызвано разрывами в цепочке поставок, ситуацией внутри организации, карантинными мерами. Последствия коронавируса настолько широки, что предприятия не смотря на все усилия выполнить обязательства по контрактам, не смогли этого сделать, и это вызвало массу споров и претензий о возмещении ущерба. Так группа ведущих британских судей и ученых опасается «потока судебных процессов» после пандемии коронавируса. Подробнее ...

Зарубежная контрактная практика: антипримеры 

 

IACCM поясняет, что неверно формализованные потребности предприятий, ошибки в техническом задании, перегруженная деталями спецификация, не отражающий реальных условий сотрудничества контракт – все это является источниками претензий, споров и разрушенных отношений. В этих ошибках действительно беспокоит то, что они могут быть верхушкой большого айсберга. Если о подобных случаях из государственного сектора сообщают в средствах массовой информации, можно только догадываться, сколько их скрыто в коммерческом секторе. Трагедия заключается в том, что при применении некоторых простых и базовых профессиональных практик мы резко снижаем вероятность этих дорогостоящих ошибок. Подробнее ...

Человек-оркестр или Контрактный управляющий 

 

IACCM разработал интерактивный учебный курс, предназначенный как для некоммерческих, так и коммерческих практиков. В некоторых организациях те, кто занимается контрактным и коммерческим управлением, не являются профессионалами, а задача управления контрактами дополняет их техническую или операционную роль. Эта программа в первую очередь предназначена для тех, кто занимается управлением продуктами, доставкой, обработкой заказов, финансами, управлением взаимоотношениями, продажами и другими связанными отделами внутри организации. Ассоциация считает, что эта целевая аудитория нуждается в том, чтобы иметь возможность поддерживать контракт и коммерческий процесс управления Подробнее ...

Практика применения форс-мажора как контрактного условия  

 

Есть много заблуждений относительно форс-мажорных (и фрустрационных) терминов. Они не предназначены для того, чтобы стороны могли просто «уйти» и отказаться от своих договорных обязательств (как полагают многие).

Доктор Рэй Картер - лицензированный юрисконсульт Великобритании и автор книги «Практическое управление контрактами» объяснил в ходе вебинара, организованного DPSS Ltd 10/06/20,  ограничения форс-мажора и фрустрации, которые повысят осведомленность о важности проверки условий контракта перед тем, как предпринимать действия или оспаривать их. Подробнее ...